Maatwerk software of een standaard SaaS-tool? Zo kies je als KMO
78% van KMO's gebruikt SaaS, maar de kosten lopen jaar na jaar op. Wanneer loont maatwerk meer?
Ongeveer 78% van bedrijven investeert in SaaS. Logisch. Het is snel, het is laagdrempelig, je bent morgen live. Maar hier is wat veel zaakvoerders pas na twee tot drie jaar merken: die SaaS-tool doet 80% van wat je nodig hebt. Alleen die laatste 20% niet. Dus bouw je een Excel-workaround. Dan nog een toolletje erbij. En voor je het weet, stijgt je SaaS-rekening elk kwartaal.
Onoweb bouwt al meer dan 15 jaar software op maat voor Vlaamse KMO's. Veel van onze klanten begonnen met SaaS, merkten dat het niet meer volstond, en kozen dan voor maatwerk. Twijfel je trouwens ook nog over waarom een website laten maken? Dat is een ander verhaal. Hier krijg je een eerlijke vergelijking, met concrete cijfers.
De snelle vergelijking
| SaaS | Maatwerk | |
|---|---|---|
| Best voor | Standaardprocessen, startups, snel aan de slag | Unieke processen, complexe integraties |
| Opstartkosten | Laag (€50–500/maand) | Hoger (€5.000–30.000) |
| Kosten na 5 jaar | €30.000–50.000 (abonnementen lopen op) | €15.000–35.000 (eenmalig + onderhoud) |
| Flexibiliteit | Beperkt, de vendor bepaalt updates | Volledige controle |
| Eigenaarschap data | Je huurt, de vendor bepaalt | Jij bezit alles, inclusief code |
| Schaalbaarheid | Tot een bepaalde grens | Groeit mee met jouw bedrijf |
| Implementatietijd | Dagen tot weken | 2–6 maanden |
| Afhankelijkheid | Hoog (prijsverhogingen, updates, sluiting) | Laag (jij hebt de code) |
Wat kost SaaS je écht na een paar jaar?
De meeste KMO's kijken naar hun maandelijkse abonnementsprijs en denken: dat valt mee. Maar tel alles eens op.
Je hebt Teamleader voor CRM, Exact Online voor boekhouden, Odoo of een ander ERP-pakket voor voorraadbeheer, Monday.com voor projectplanning, misschien nog Mailchimp voor nieuwsbrieven en een planningtool voor je buitendienst. Elk apart €20–100 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers. Klinkt behapbaar.
Maar het tikt aan. Als KMO met vijf medewerkers zit je al snel op €500–800 per maand aan SaaS-abonnementen. Dat is €6.000–10.000 per jaar. Over drie jaar: €18.000–30.000. En dan rekenen we nog niet de jaarlijkse prijsverhogingen mee die bijna elke SaaS-tool doorvoert.
Daar komt bij: je betaalt vaak voor meer dan je gebruikt. Licenties voor medewerkers die zelden inloggen. Features waar je nooit naar kijkt. En zodra je wil upgraden voor betere rapportage of API-toegang, stijgt de prijs weer.
47% van organisaties noemt vendor lock-in als een probleem. Wil je later migreren naar een andere tool? Dat kost tijd en geld, en je data zit vast in het platform.
Wat kost software op maat?
Software op maat klinkt duur, maar dat beeld klopt niet altijd. Een eenvoudig project — denk: een klantenportaal, een ordertool met rapportage, of een koppeling tussen twee systemen — kan al vanaf €5.000.
Het grote verschil met SaaS: je betaalt eenmalig voor de bouw, en daarna een vast bedrag voor onderhoud. Geen verrassingen, geen jaarlijkse prijsstijgingen, geen extra kosten als je team groeit.
Als je dat vergelijkt met drie tot vijf jaar SaaS-abonnementen, zit het verschil vaak dichter bij elkaar dan je verwacht.
Wanneer kies je toch voor SaaS?
We zijn eerlijk: SaaS is niet slecht. Voor veel bedrijven is het precies genoeg. Je bedrijf is net gestart en je moet snel online? SaaS. Je werkt op dezelfde manier als 90% van jouw branche? SaaS. Je boekhouding is standaard? SaaS.
Teamleader voor CRM. Exact Online voor boekhouden. Odoo als ERP. Monday.com voor projectplanning. Deze tools doen wat ze beloven, integreren met elkaar, en je bent binnen een week live. En als je wil weten hoe je daar meer klanten naartoe trekt: lees onze gids over hoger scoren in Google. De vendor zorgt voor updates en support. Dat heeft waarde.
Pas als je merkt dat het systeem je beperkt, begint het gesprek te verschuiven.
Wanneer loont maatwerk meer?
Je voelt het moment aankomen. Een paar herkenbare signalen.
Je bouwt workarounds in Excel. Jij en je team werken in Teamleader, maar elke week exporteer je data naar Excel voor die ene rapportage die Teamleader niet kan. Het systeem doet 80% van je proces, maar niet dat ene stuk dat er echt toe doet.
Je kopieert data handmatig tussen systemen. Teamleader voor CRM, Exact Online voor boekhouden. Klantgegevens in beide handmatig intikken omdat ze niet met elkaar praten. Dat kost uren per week en levert fouten op.
Je SaaS-rekening stijgt elk kwartaal. Je startte met drie gebruikers voor €300/maand. Nu heb je er vijf voor €600. Straks wil je premium rapportage en zit je op €900. Dit stopt niet vanzelf.
Je hebt integraties nodig die niet bestaan. Teamleader met jouw specifieke webshop verbinden. Of automatische facturen die naar Exact Online gaan zonder handmatig invoeren. De API van je SaaS-tool is te beperkt, of bestaat niet.
Jouw unieke proces is jouw concurrentievoordeel. Stel dat je een distributiemodel hebt waar alleen jij in zit. Of speciale verpakkingseisen, of een werkflow die geen standaard-tool ondersteunt. Het systeem dat die stappen automatiseert, bestaat niet als pakket. Het is jouw voordeel ten opzichte van concurrenten, en daar wil je niet dezelfde tool als iedereen.
53% van organisaties consolideerde vorig jaar hun redundante SaaS-apps. Meer dan de helft zag in: dit werkt niet meer. Ze wilden één systeem, niet tien.
De hybride aanpak
Niet alles hoeft zwart-wit te zijn. Veel KMO's kiezen beide.
Je houdt SaaS voor wat standaard is (e-mail, boekhouding, facturatie) en bouwt maatwerk voor wat uniek is (rapportage, automatisering, integraties). Voorbeeld: je gebruikt Teamleader voor CRM en contacten, maar laat een custom dashboard bouwen dat via de Teamleader-API data ophaalt, combineert met jouw interne cijfers, en elke ochtend een rapport naar de directie stuurt.
Dat lukt door API's. Bijna elk SaaS-platform biedt integratie aan. Onze developers koppelen die API's en bouwen eromheen wat je nodig hebt.
Belgische KMO's doen dit al volop: 34% werkt volledig in de cloud en 46% hybride. Dat is het hoogste in Europa. Hybrid is hier de norm, niet de uitzondering.
Hoe werkt een maatwerk-traject bij Onoweb?
1. Gratis intakegesprek. We babbelen een uur. Jij vertelt hoe je nu werkt, wat er schuurt, wat je wil bereiken. Wij luisteren en stellen vragen over je huidige tools, processen en budget. Geen verplichtingen.
2. Sprint-gebaseerde ontwikkeling. We werken in sprints van twee weken. Elke twee weken tonen we wat we gebouwd hebben. Je geeft feedback en die verwerken we meteen. Geen waterval, maar flexibel bijsturen.
3. Jij bent 100% eigenaar van de code. Als het klaar is, is het van jou. De broncode, de documentatie, alles. Je kunt morgen een ander bedrijf inschakelen als je wil. Contractueel geborgd, geen kleine lettertjes.
We helpen de eerste drie maanden gratis mee met kleine aanpassingen na oplevering.
Benieuwd of maatwerk bij jouw bedrijf past? Zullen we babbelen?
Wat doe je hiermee?
SaaS is goed voor bedrijven met standaardprocessen. Maatwerk loont zodra je processen uniek zijn of je tegen limieten aanloopt.
De meeste KMO's starten met SaaS. Prima. Maar na twee tot drie jaar merk je dat het niet alles kan wat je nodig hebt. Je bouwt workarounds. Je voelt dat het systeem remt. Dat is het moment om te kijken of een maatwerk-oplossing naast (of in plaats van) je SaaS-tools past.
Heb je vragen? Wil je weten wat het voor jouw situatie zou kosten? Vertel ons over je situatie en we denken gratis mee.
Veelgestelde vragen
Klaar voor een kennismakend gesprek?
We luisteren naar je idee, geven eerlijk advies, en je weet achteraf of en hoe we je kunnen helpen.
Plan een kennismaking in